Pengendalian kas:
1. Perencanaan untuk arus kas → Cash Budget
2. Pengendalian dari penerimaan kas
3. Pengendalian dari pengeluaran kas
4. Melakukan Rekonsiliasi bank
5. Penerapan sistem dana tetap kas kecil
Prosedur penerimaan kas:
1. Adanya pembagian tugas, petugas yang menyimpan, menerima, dan mencatat penerimaan uang
2. Laporan kas dibuat setiap hari, untuk perusahaan kecil pembuatan laporan kas dibuat oleh pemilik perusahaan
3. Uang langsung disetorkan ke bank setelah uang diterima
Prosedur pengeluaran kas:
1. Segala pengeluaran menggunakan cek. Sedangkan pengeluaran yang jumlahnya kecil melalui kas kecil
2. Segala pengeluaran kas harus mendapat persetujuan dari pihak yang berwenang
3. Dibentuk kas kecil dengan pengawasan yang ketat
4. penulisan cek harus didukung dengan bukti yang otentik, akurat atau memakai sistem voucher
5. Adanya pembagian tugas, antara yang menyetujui pengeluaran kas, menyimpan uang kas, mengeluarkan uang kas, dan yan melakukan pencatatan atas pengeluaran kas
Definisi kas kecil
Kas kecil adalah uang yang sengaja dicadangkan oleh perusahaan dalam rangka untuk membayar pengeluaran rutin yang nilai nominalnya relatif kecil. Kas kecil memliki beberapa karakteristik, diantaranya:
1. Jumlahnya terbatas
Pihak manajemen perusahaan biasanya membatasi jumlah kas kecil sesuai dengan kebutuhan perusahaan. Jumlah kas kecil tiap perusahaan akan berbeda-beda sesuai dengan tingkat operasionalnya.
2. Digunakan untuk membiayai transaksi rutin yang jumlahnya relatif kecil
Tujuan dari kas kecil, sebagai persediaan untuk mendanai transaksi rutin yang jumlahnya kecil. Pihak manajemen memiliki hak untuk menentukan besarnya kas kecil, tentunya disesuaikan dengan operasional perusahaan.
Metode Pencatatan Kas Kecil
Metode pencatatan kas kecil dibagi menjadi dua, yaitu sistem dana tetap (imprest fund system) dan sistem dana berubah (fluctuation fund system). Berikut penjelasannya:
1. Sistem dana tetap (imprest fund system)
Di dalam metode ini, jumlah kas kecil yang akan dicadangkan bersifat tetap. Perubahan jumlah kas kecil akan dilakukan apabila pihak perusahaannya menghendakinya. Sebagai contoh, apabila perusahaan merasa bahwa jumlah kas kecil dianggap kurang dan perlu untuk menambahnya kembali. Kondisi ini akan menyebabkan adanya penyesuaian terhadap kas kecil yang mengalami penambahan atau pengurangan.
2. Sistem dana berubah (fluctuation fund system)
Dalam metode ini, penetapan jumlah kas kecil disesuaikan dengan kebutuhan perusahaan. Sebagai contoh, jumlah kas kecil pada awal kebijakan sebesar Rp. 2.000.000, setelah itu dimanfaatkan sesuai dengan kebutuhan. Setelah dimanfaatkan diisi kembali, pengisian dengan sistem dana tetap jumlah amountnya harus disesuaikan dengan saldo awal. Nah, jika menggunakan sistem fluktuasi jumlah pengisiannya tidak harus disesuaikan dengan jumlah saldo awalnya, jumlah pengisian bisa lebih atau kurang dari saldo awal.
Perbedaan antara Jurnal Imprest Fund System dengan Jurnal Fluctuation Fund System
- Pengadaan Kas Kecil (metode imperest fund)
Petty cash xxxx
Cash in bank xxxx
- Pengadaan Kas Kecil (metode fluctuating fund)
Petty cash xxxx
Cash in bank xxxx
- Penyaluran Kas Kecil untuk Bi Rutin (metode imperest fund)
Tidak ada pencatatan
- Penyaluran Kas Kecil untuk Bi Rutin (metode fluctuating fund)
Beban air xxxx
Beban telepon xxxx
Kas kecil xxxx
- Pengisian Kembali Kas kecil (metode imperest fund)
Beban-beban xxxx
Cash in bank xxxx
- Pengisian kembali kas kecil (metode fluctuating fund)
Petty cash xxxx
Cash in bank xxxx
Keterangan: perbedaan antara sistem imperest dan fluktuasi
1. Pembelanjaan kas kecil
Pembelanjaan kas kecil dengan menggunakan metode imperest tidak memerlukan jurnal. Yang diperlukan hanyalah membuat bukti pembayaran yang akan dijadikan bukti pengeluaran kas. Sedangkan dengan menggunakan metode fluktuasi harus dibuat jurnal yang disesuaikan dengan biayanya.
2. Pengisian kembali
Pengisian kembali menggunakan metode imperest disesuaikan dengan rekening buku besar, pengisian harus tepat dengan kebijakan perusahan dan dibuat sama dengan jumlah kas kecil ketika pertama dibentuk. Sedangkan pengisian dengan metode fluktuasi disesuaikan dengan kebutuhan.